W dniu 5 października 2021 r. weszła w życie część zmian wprowadzonych ustawą z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz.U. z 2020 r. poz. 2320 ze zm.) . Ustawa ta wprowadza szereg modyfikacji w zakresie komunikacji m.in. w relacjach między instytucjami publicznymi i przedsiębiorcami.
Podstawowe założenia:
I. Obowiązek posiadania adresu do doręczeń elektronicznych
Zgodnie z przepisami ustawy podmioty publiczne (organy administracji rządowej, NFZ, ZUS, organy kontroli państwowej itp.), osoby wykonujące określone zawody (adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej) przedsiębiorcy wpisani do CEiDG oraz podmioty niepubliczne wpisane do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego, będą zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do bazy adresów elektronicznych, powiązanego albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego (adres do e-Doręczeń).
Założeniem ustawodawcy jest, iż podmioty publiczne będą doręczać korespondencję wymagającą uzyskania potwierdzenia nadania lub odbioru, docelowo, tylko elektronicznie.
Przeciętna osoba fizyczna może, ale nie musi posiadać adresu do doręczeń elektronicznych. Osobom, które nie mają internetu bądź nie chcą korzystać z doręczeń elektronicznych podmiot publiczny doręczy korespondencję elektronicznie do operatora wyznaczonego, który przekształci dokument elektroniczny w przesyłkę listową i w takiej formie ją doręczy (tzw. publiczna usługa hybrydowa).
Utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych powiązanego z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz przyporządkowanie do niego skrzynki doręczeń następuje co do zasady na podstawie wniosku a od 5 lipca 2022 r. również automatycznie jako konsekwencja złożenia wniosku o wpis do CEIDG lub KRS.
Obowiązki te wchodzą w życie:
Dla podmiotów publicznych od:
- 5 lipca 2022 r. – Organy administracji rządowej oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- 5 lipca 2022 r. – NFZ, ZUS, KRUS, organy kontroli państwowej i ochrony prawa oraz jednostki budżetowe obsługujące te organy
- 1 stycznia 2023 r. – Uczelnie wyższe, PAN
- 1 stycznia 2024 r. – Jednostki samorządu terytorialnego i ich związki (od 1 października 2029 r. w zakresie publicznej usługi hybrydowej)
- 1 października 2029 r. – Sądy i trybunały, komornicy, prokuratura, organy ścigania i Służba Więzienna
Dla podmiotów niepublicznych od:
- 5 lipca 2022 r. – Osoby wykonujące zawody takie jak: adwokaci, radcowie prawni, doradcy podatkowi, doradcy restrukturyzacyjni, rzecznicy patentowi, notariusze, radcy Prokuratorii Generalnej
- 1 października 2022 r. – Podmioty niepubliczne mające wpis w rejestrze przedsiębiorców KRS.
- 5 lipca 2022 r. – Podmioty rejestrujące działalność po tej dacie będą otrzymywać adres do doręczeń elektronicznych automatycznie rejestrując się w KRS
- 1 października 2026 r. – podmioty niepubliczne wpisanego CEIDG
Osoby fizyczne będą mogły założyć swój adres do e-Doręczeń już od 5 października 2021 roku.
II. Stworzenie bazy adresów elektronicznych (tzw. BAE)
Wniosek o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych jest składany co do zasady do ministra właściwego do spraw informatyzacji, z zastrzeżeniem, iż w przypadku wniosków składanych online dla podmiotów wpisanych do CEIDG i KRS właściwy jest Minister właściwy do spraw gospodarki.
Adres do doręczeń elektronicznych rejestrowany jest w bazie adresów elektronicznych, którą prowadzi Minister właściwy do spraw informatyzacji. BAE będzie publicznym rejestrem.
Co do zasady do BAE wpisywany będzie jeden adres do e-doręczeń dla jednego podmiotu. Jednakże w przypadku osoby fizycznej będącej przedsiębiorcą wpisanym do CEiDG oraz adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego, doradcy restrukturyzacyjnego, notariusza, rzecznika patentowego, radcy Prokuratorii Generalnej Rzeczypospolitej Polskiej i komornika sądowego do bazy adresów elektronicznych wpisuje się adres do doręczeń elektronicznych na potrzeby prowadzenia działalności gospodarczej, wykonywania zawodu albo wykonywania czynności służbowych, niezależnie od adresu do doręczeń elektronicznych tej osoby wpisanego do bazy adresów elektronicznych, niezwiązanego z prowadzeniem działalności gospodarczej, wykonywaniem zawodu albo wykonywaniem czynności służbowych
W przypadku podmiotu publicznego możliwe jest wpisanie do BAE więcej niż jednego adresu do doręczeń elektronicznych jeżeli jest to uzasadnione strukturą organizacyjną danego podmiotu. Podmiot taki zobowiązany jest wskazać główny adres do e-doręczeń.
Wpis do BAE wywołuje skutki prawne od dnia dokonania wpisu i co do zasady jest dokonywany na czas nieokreślony. Wpis jest równoznaczny z zakomunikowaniem żądania, by podmioty publiczne doręczały korespondencję na podany przez daną osobę adres do doręczeń elektronicznych i jako taki jest dla tych podmiotów publicznych wiążący.
III. Administrator skrzynki doręczeń
Podmiot publiczny oraz podmiot niepubliczny niebędący osobą fizyczną są obowiązane do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Podmiot niepubliczny będący osobą fizyczną jest uprawniony do wyznaczenia administratora skrzynki doręczeń. Imię i nazwisko administratora skrzynki doręczeń, jego adres poczty elektronicznej oraz numer PESEL zgłaszane są wraz z wnioskiem o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych.
Administrator taki jest uprawniony do aktywacji adresu do doręczeń umożliwiającej zarządzanie skrzynką doręczeń a w dalszej kolejności umożliwiającą wysyłanie i odbieranie korespondencji i konfigurowania ustawień skrzynki.
IV. Usługi powiązane z adresem do doręczeń elektronicznych
Adres do doręczeń elektronicznych ma być powiązany albo z publiczną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego albo z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego. W niektórych przypadkach możliwe również jest korzystanie z publicznej usługi hybrydowej.
Publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Usługa ta ma charakter elektronicznego rejestrowanego listu poleconego i ma wywoływać skutki jak zwykła przesyłka polecona. Usługę świadczyć będzie operator wyznaczony czyli na dzień dzisiejszy Poczta Polska.
Publiczna usługa hybrydowa
Operator wyznaczony, świadcząc publiczną usługę hybrydową, przekształca dokument elektroniczny nadany przez podmiot publiczny z adresu do doręczeń elektronicznych w przesyłkę listową w celu doręczenia korespondencji do adresata. Przekształcenie odbywa się w sposób zautomatyzowany, zapewniający ochronę tajemnicy pocztowej na każdym etapie realizacji usługi
Do zawartości przesyłki listowej operator wyznaczony dołącza wydruk dokumentu zawierającego wynik weryfikacji podpisu lub pieczęci elektronicznej albo potwierdzenie, że integralność oraz pochodzenie dokumentu elektronicznego od podmiotu publicznego zostały zapewnione z wykorzystaniem środka identyfikacji elektronicznej Jeżeli przepisy odrębne nie stanowią inaczej, dniem nadania korespondencji w ramach publicznej usługi hybrydowej jest dzień odebrania dokumentu elektronicznego przez operatora wyznaczonego.
Operator wyznaczony niezwłocznie w sposób automatyczny wystawia dowód odebrania korespondencji. Wykonane przez operatora wyznaczonego wydruki dokumentów mają moc zrównaną z mocą dokumentów, z których zostały wykonane.
Odpłatność publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usługi hybrydowej
Operator wyznaczony pobiera od nadawcy opłatę za przekazywanie korespondencji przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego oraz publicznej usługi hybrydowej. Usługa ta ma być świadczona po przystępnych cenach ale jakich to jeszcze nie wiadomo. Cennik przygotowany przez operatora ma podlegać kontroli Prezesa UKE.
Wiadomo natomiast, iż nie będzie podlegać opłacie:
- przekazywanie korespondencji między podmiotami publicznymi przy użyciu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego
- przekazywanie korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przez podmiot niepubliczny do podmiotu publicznego.
Operator wyznaczony może świadczyć odpłatne dodatkowe usługi powiązane ze świadczeniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, w tym w zakresie wymiany korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi, lub publicznej usługi hybrydowej. Natomiast za samo korzystanie ze skrzynek doręczeń oraz zapewnienie pojemności tych skrzynek w wielkości gwarantowanej, nie będzie trzeba wnosić żadnej opłaty.
Regulamin rejestrowanego doręczenia elektronicznego i usługi hybrydowej
Operator wyznaczony obowiązany jest udostępniać w każdej placówce pocztowej i na swojej stronie internetowej regulamin świadczenia publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej, zawierający:
- ogólne warunki świadczenia usług;
- zasady wykonywania usług;
- informacje dotyczące gwarantowanej jakości usług;
- sposób postępowania w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług;
- terminy, po upływie których niedoręczoną przesyłkę listową uważa się za utraconą;
- wysokość, tryb i sposób wypłaty odszkodowań w przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania usług.
Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego
Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego jest świadczona przez kwalifikowanego dostawcę usług zaufania, którego system informatyczny jest zintegrowany z BAE w sposób umożliwiający mu bezpośrednią wymianę danych i który spełnia standardy określone w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej.
Kwalifikowana usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego polega na wysyłaniu i odbieraniu korespondencji na adres lub z adresu do doręczeń elektronicznych wpisanego do BAE. Kwalifikowany dostawca jest uprawniony do wystawiania dowodów wysłania i otrzymania korespondencji.
Korzystanie z kwalifikowanej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego przewidziane jest dla podmiotów niepublicznych a więc przedsiębiorców wykonujących określony zawód, przedsiębiorców wpisanych do CEIDG lub podmiotów wpisanych do KRS, którzy złożą stosowny wniosek o wpis do BAE lub automatycznie taki wpis uzyskają w związku z rejestracją działalności gospodarczej w CEiDG lub KRS (po 5 lipca 2022 r.)
Podmioty te mogą również po wybraniu publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego zrezygnować z niej i zarejestrować skrzynkę do doręczeń powiązaną z kwalifikowaną usługą rejestrowanego doręczenia elektronicznego jak też w trakcie zmienić kwalifikowanego dostawcę usług zaufania na innego operatora lub na operatora wyznaczonego zachowując dotychczasowy adres do doręczeń elektronicznych.
V. E-Doręczenia vs ePUAP
BAE ma być rejestrem całkowicie niezależnym od ePUAP. Założeniem ustawodawcy jest, iż nie będzie możliwe przesyłanie wiadomości pomiędzy skrzynką ePUAP a skrzynką e-Doręczeń. E-Doręczenia mają docelowo zastąpić ePUAP. Zgromadzona w ePUAP korespondencja jest dostępna dla posiadacza konta użytkownika lub elektronicznej skrzynki podawczej w ePUAP w sposób umożliwiający jej przeglądanie, kopiowanie i usuwanie do dnia 30 września 2029 r. Po upływie tego terminu minister właściwy do spraw informatyzacji usuwa z ePUAP konta użytkownika i elektroniczne skrzynki podawcze wraz z ich zawartością.
