Kodeksowa praca zdalna

Tydzień temu prezydent RP podpisał ustawę z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw, która wprowadza szereg zmian w kodeksie pracy, w szczególności kompleksowo reguluje zasady świadczenia pracy w trybie zdalnym.

I. Czym jest kodeksowa praca zdalna?

Zgodnie z nowelizacją pracą zdalną jest praca świadczona całkowicie lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, w tym w miejscu zamieszkania pracownika, m.in. z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumienia się na odległość.

Praca zdalna nie obejmuje prac:

• szczególnie niebezpiecznych;
• w wyniku których następuje przekroczenie dopuszczalnych norm czynników fizycznych określonych dla pomieszczeń mieszkalnych;
• z czynnikami chemicznymi stwarzającymi zagrożenie, o których mowa w przepisach w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy związanej z występowaniem czynników chemicznych w miejscu pracy;
• związanych ze stosowaniem lub wydzielaniem się szkodliwych czynników biologicznych, substancji radioaktywnych oraz innych substancji lub mieszanin wydzielających uciążliwe zapachy;
• powodujących intensywne brudzenie.

II. Kiedy może być wprowadzona praca zdalna?

Praca zdalna może być wprowadzona w drodze uzgodnień przeprowadzonych przy zawieraniu umowy o pracę. W takim przypadku w dostarczonej pracownikowi informacji o warunkach pracy należy zawrzeć dodatkowe informacje to jest określić jednostkę organizacyjną pracodawcy, w której strukturze znajduje się stanowisko pracy pracownika wykonującego pracę zdalną oraz wskazać osobę lub organ odpowiedzialny za współpracę z pracownikiem wykonującym pracę zdalną oraz upoważnionych do przeprowadzania kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna może być wprowadzona również w drodze uzgodnień przeprowadzonych w trakcie zatrudnienia. Uzgodnienia w tej sytuacji mogą być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. Nie jest to przy tym zmiana warunków świadczenia pracy wymagająca zachowania formy pisemnej. Pracodawca powinien przekazać pracownikowi informację o warunkach pracy, uwzględniające informacje dotyczące pracy zdalnej najpóźniej w dniu rozpoczęcia wykonywania pracy zdalnej przez pracownika.

III. Tryby wprowadzenia pracy zdalnej:

A. Praca zdalna z polecenia pracodawcy

Praca zdalna może być wykonywana na polecenie pracodawcy w okresie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie 3 miesięcy po ich odwołaniu lub w okresie, w którym zapewnienie przez pracodawcę bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w dotychczasowym miejscu pracy pracownika nie jest czasowo możliwe z powodu działania siły wyższej – jeżeli pracownik złoży bezpośrednio przed wydaniem polecenia oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej.

Pracodawca może w każdym czasie cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem, w szczególności zobowiązany jest cofnąć polecenie wykonywania pracy zdalnej w przypadku zmiany warunków lokalowych i technicznych po stronie pracownika uniemożliwiającej wykonywanie pracy zdalnej. O takiej zmianie pracownik zobowiązany jest niezwłocznie poinformować pracodawcę.

B. Praca zdalna na wniosek

Praca zdalna może być wykonywana na wniosek:

• Pracownika – rodzica dziecka posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2020 r. poz. 1329) – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
• pracownika – rodzica dziecka legitymującego się orzeczeniem o niepełnosprawności albo orzeczeniem o umiarkowanym lub znacznym stopniu niepełnosprawności określonym w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych- również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
• pracownika – rodzica dziecka posiadającego odpowiednio opinię o potrzebie wczesnego wspomagania rozwoju dziecka, orzeczenie o potrzebie kształcenia specjalnego lub orzeczenie o potrzebie zajęć rewalidacyjno-wychowawczych – również po ukończeniu przez dziecko 18. roku życia,
• Pracownicy w ciąży
• pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia
• pracownika sprawującego opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającymi orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znacznym stopniu niepełnosprawności.

W przedstawionych powyżej sytuacjach pracodawca jest zobowiązany do uwzględnienia wniosku pracownika, chyba, że nie jest to możliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. O przyczynie odmowy uwzględnienia wniosku pracodawca informuje pracownika w postaci papierowej lub elektronicznej w terminie 7 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przez pracownika.

C. Praca zdalna okazjonalna

Praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie, na wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.

IV. Warunki wprowadzenia pracy zdalnej:

Pracodawca wprowadzając pracę zdalną powinien:

A. Przeprowadzić ocenę ryzyka zawodowego pracownika wykonującego pracę zdalną, z uwzględnieniem w szczególności wpływu tej pracy na wzrok, układ mięśniowo-szkieletowy oraz uwarunkowania psychospołeczne tej pracy. Na podstawie wyników tej oceny pracodawca opracowuje informację zawierającą:

• zasady i sposoby właściwej organizacji stanowiska pracy zdalnej, z uwzględnieniem wymagań ergonomii;
• zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej;
• czynności do wykonania po zakończeniu wykonywania pracy zdalnej;
• zasady postępowania w sytuacjach awaryjnych stwarzających zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzkiego.

Pracodawca może sporządzić uniwersalną ocenę ryzyka zawodowego dla poszczególnych grup stanowisk pracy zdalnej.

B. określić procedury ochrony danych osobowych na potrzeby wykonywania pracy zdalnej oraz przeprowadzić w miarę potrzeby szkolenia pracowników w tym zakresie – racjonalnym wydaje się wprowadzenie stosownych procedur w ramach jednego dokumentu określającego kompleksowo zasady wykonywania pracy zdalnej

C. przyjąć Regulamin pracy zdalnej / Porozumienie, określające:

• grupę lub grupy pracowników, którzy mogą być objęci pracą zdalną
• zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów energii elektrycznej, kosztów korzystania z usług telekomunikacyjnych i innych kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnie
• zasady ustalania ekwiwalentu pieniężnego lub ryczałtu
• zasady porozumiewania się pracodawcy i pracownika wykonującego pracę zdalną, w tym sposób potwierdzania obecności na stanowisku pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika wykonującego pracę zdalną;
• zasady kontroli w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy;
• zasady kontroli przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych;
• zasady instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

D. odebrać określone oświadczenia od Pracownika

Pracodawca przed dopuszczeniem pracownika do wykonywania pracy zdalnej zobowiązany jest odebrać od niego:

• oświadczenie, że zapoznał się z Regulaminem pracy zdalnej i zobowiązuje się go przestrzegać
• oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania pracy zdalnej,
• oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, że na stanowisku pracy zdalnej w miejscu wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą są zapewnione bezpieczne i higieniczne warunki tej pracy,
• oświadczenie w postaci papierowej lub elektronicznej, w którym potwierdza zapoznanie się z przygotowaną przez pracodawcę oceną ryzyka zawodowego oraz informacją zawierającą zasady bezpiecznego i higienicznego wykonywania pracy zdalnej oraz zobowiązuje się do ich przestrzegania,
• Oświadcza, że zapoznał się z procedurami ochrony danych osobowych obowiązującymi u pracodawcy i zobowiązuje się do ich przestrzegania.

V. Obowiązki pracodawcy związane z pracą zdalną

Pracodawca jest obowiązany:

• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy, w tym urządzenia techniczne, niezbędne do wykonywania pracy zdalnej – aczkolwiek strony mogą ustalić zasady wykorzystywania przez pracownika odpłatnie innych niezapewnionych przez pracodawcę urządzeń i narzędzi. Pracownik wykorzystujący niezapewnione przez pracodawcę narzędzia ma prawo do ekwiwalentu pieniężnego w wysokości ustalonej z pracodawcą.
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć niezbędne koszty związane z instalacją, serwisem, eksploatacją i konserwacją narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej;
• pokryć inne koszty niż wymienione powyżej a związane z wykonywaniem pracy zdalnej, jeżeli ich zwrot został uregulowany w Regulaminie pracy zdalnej lub w ramach innych uzgodnień,
• zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania tej pracy

Obowiązek pokrycia kosztów energii elektrycznej, usług telekomunikacyjnych i innych związanych z wykonywaniem pracy zdalnej może być wykonany poprzez zapłatę ryczałtu, którego wysokość odpowiada przewidywanym kosztom ponoszonym przez pracownika w związku z wykonywaniem pracy zdalnej. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych.

VI. Prawo kontroli

Pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, kontrolę w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy lub kontrolę przestrzegania wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, na zasadach określonych w Regulaminie pracy zdalnej. Kontrolę przeprowadza się w porozumieniu z pracownikiem w miejscu wykonywania pracy zdalnej w godzinach pracy pracownika, w taki sposób by nie naruszać prywatności pracownika wykonującego pracę zdalną i innych osób ani utrudniać korzystania z pomieszczeń domowych w sposób zgodny z ich przeznaczeniem.

Jeżeli pracodawca w trakcie kontroli pracy zdalnej stwierdzi uchybienia w przestrzeganiu przepisów i zasad w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy określonych w informacji lub w przestrzeganiu wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedur ochrony danych osobowych, zobowiązuje pracownika do usunięcia stwierdzonych uchybień we wskazanym terminie albo cofa zgodę na wykonywanie pracy zdalnej przez tego pracownika. W przypadku wycofania zgody na wykonywanie pracy zdalnej pracownik rozpoczyna pracę w dotychczasowym miejscu pracy w terminie określonym przez pracodawcę.

Kodeksowa regulacja pracy zdalnej wejdzie w życie po upływie 2 miesięcy od ogłoszenia w dzienniku ustaw.